Invoice Maker & Estimate App

Førsteinntrykket av en fakturaapp handler ikke bare om hvor fort jeg kan lage ett dokument, men om jeg faktisk vil åpne den igjen når neste jobb er ferdig. Invoice Maker & Estimate App er laget for fakturaer, estimater og kvitteringer, og passer særlig godt for frilansere og små virksomheter som vil håndtere slike oppgaver fra mobilen. Jeg liker at terskelen virker lav: Når fakturering er en liten del av arbeidsdagen, kan det være mer praktisk å fylle inn noen felt på telefonen enn å starte et større økonomiprogram.

Den første uken: rask start, men bruk med omtanke

For en ny bruker er den tydeligste gevinsten at arbeidsflyten samler flere dokumenttyper på ett sted. Jeg kan se for meg å skrive et estimat etter en kundesamtale, og senere gjøre det om til en faktura dersom kunden godtar arbeidet. Det gir en mer sammenhengende prosess enn å lage et tilbud i et dokumentprogram og fakturaen et annet sted. Samtidig bør du bruke den første økten til å kontrollere kundeopplysninger, varelinjer, priser og eventuelle skatter før du sender noe. En rask løsning er først nyttig når tallene og detaljene også er riktige.

Et realistisk eksempel er en selvstendig håndverker som avslutter et oppdrag ute hos en kunde. I stedet for å vente til kvelden med å samle notater, kan vedkommende registrere arbeidet mens detaljene fortsatt er ferske, lage et estimat for en eventuell tilleggsjobb og følge opp med faktura når omfanget er avklart. Det kan redusere glemt arbeid og unødvendig dobbeltføring. Jeg ville likevel tatt en kort kontrollrunde før utsending, særlig når en jobb har flere deler eller en avtalt rabatt.

Hvem får mest igjen for den enkle arbeidsflyten?

Appen virker mest aktuell for folk som sender fakturaer jevnlig, men ikke trenger at faktureringen blir et stort administrativt system. En konsulent, fotograf eller liten tjenestebedrift kan ha nytte av å lage et estimat, gjøre det om til faktura og holde oversikt over hva som fortsatt står utestående. Kvitteringer kan også være praktiske når du vil dokumentere betalinger uten å sette opp et separat dokument hver gang. Den viktigste fordelen er ikke at mobilbruk løser alt, men at du kan få unna en avgrenset oppgave uten å utsette den til du sitter ved en datamaskin.

Jeg ville vært mer forsiktig dersom du har kompliserte regnskapsrutiner, mange ansatte eller behov for at faktureringen skal henge tett sammen med andre deler av driften. En app som først og fremst gjør det lett å lage dokumenter, er ikke nødvendigvis en erstatning for regnskapsprogrammet virksomheten din trenger. Før du gjør den til hovedverktøy, bør du undersøke om arbeidsmåten passer med kravene og rutinene du allerede følger. Hvis du bare sender fakturaer av og til, kan en enkel mal eller funksjonen i et eksisterende økonomiprogram dessuten være mindre å vedlikeholde.

Enkel og intuitiv brukeropplevelse

La oss starte med brukeropplevelsen. Appen har et ganske rent og intuitivt design. Når du åpner den, blir du møtt av en oversiktlig meny som gir deg tilgang til alle funksjoner med et par enkle trykk. Det er ikke noe komplisert med denne appen, og det likte jeg veldig godt. Det føles som om den er laget med brukeren i tankene, noe som alltid er et pluss.

Det tok meg bare noen få minutter å sette opp min første faktura. Du kan enkelt legge til kundeinformasjon, varer eller tjenester, priser, og eventuelle merknader. Den har også støtte for flere valutaer, noe som er perfekt hvis du jobber internasjonalt. Jeg må si, det var ganske tilfredsstillende å se hvor raskt jeg kunne sende en profesjonell faktura rett fra mobilen min.

Fleksible fakturaalternativer

En ting jeg virkelig satte pris på var fleksibiliteten Invoice Maker & Estimate App tilbyr. Du kan tilpasse fakturaene med logoen din, velge mellom ulike maler, og til og med legge inn rabatter eller skatter. Det føles nesten som å ha en personlig assistent i lomma.

Og hvis du trenger å sende et estimat i stedet for en faktura, er det også enkelt. Bare fyll inn detaljene, og appen tar seg av resten. Når kunden er fornøyd, kan du konvertere estimatet til en faktura med ett enkelt klikk. Det er så smidig at jeg nesten glemte stresset med manuelle dokumenter.

Fra enkeltoppdrag til fast rutine

Den månedlige verdien kommer an på om du faktisk bruker de samme stegene igjen og igjen. For meg er et nyttig grep å bestemme på forhånd hvordan jeg vil navngi tjenester og beskrive dem, slik at fakturaene blir gjenkjennelige fra kunde til kunde. Jeg ville også kontrollert at logo, mal og standardopplysninger ser ryddige ut før jeg begynner å sende dokumenter i større omfang. Litt oppsett tidlig kan spare tid senere, men det er viktigere at dokumentene er presise enn at de ser særpregede ut.

Et annet praktisk poeng er å behandle estimatet som et arbeidsgrunnlag, ikke som en automatisk garanti for at sluttfakturaen blir korrekt. Før konvertering bør jeg sammenligne avtalt omfang med det som faktisk ble levert, og kontrollere at eventuelle endringer er tydelige for kunden. Det er særlig nyttig ved arbeid som utvikler seg underveis. En snarvei mellom estimat og faktura kan redusere tastearbeid, men den erstatter ikke den faglige kontrollen som hindrer at gamle eller feilaktige linjer følger med videre.

Organisering og rapporter

Appen gjør mer enn bare å sende fakturaer. Den hjelper deg også med å holde orden. Du kan spore fakturaer, se hvilke som er betalt, og hvilke som fortsatt er utestående. Det føles godt å ha en klar oversikt over økonomien din på et øyeblikk.

I tillegg tilbyr appen rapporter som gir deg innsikt i inntektene dine over tid. Dette kan være uvurderlig når du prøver å forstå hvordan virksomheten din presterer. Det er som å ha en liten revisor i lomma som gir deg alle de viktige tallene uten stress.

Vedlikehold uten at appen blir en ekstra jobb

For at oversikten skal være verdt å bruke, må jeg føre inn opplysninger mens de fortsatt er ferske. Hvis jeg venter lenge med å registrere en betaling eller rydde opp i en utestående faktura, blir oversikten mindre pålitelig. En enkel vane kan være å oppdatere status etter at jeg har sendt eller mottatt betaling, og sette av et fast tidspunkt til å kontrollere åpne poster. Det er ikke avansert, men det gjør rapportene mer nyttige enn om jeg bare åpner dem når jeg lurer på hvor pengene ble av.

Jeg ville også holdt kundeopplysninger og dokumentbeskrivelser konsekvente. Når kundenavn eller tjenestelinjer skrives på ulike måter, blir det vanskeligere å skumme historikken og sammenligne oppdrag. Den lille gevinsten ved å lage en faktura raskt kan dermed bli spist opp av rot hvis hver utsending bygges opp på nytt. På den andre siden bør jeg ikke bruke mer tid på å finpusse maler enn på selve faktureringen; appen er mest nyttig når den holder rutinen lett.

Hva kan bli slitsomt over tid?

Mobilens styrke er samtidig en begrensning. Det er behagelig å lage en enkel faktura på farten, men lange beskrivelser, mange varelinjer eller omfattende kontrollarbeid kan være mer oversiktlig på en større skjerm. For virksomheter med mange dokumenter kan dessuten manuell oppfølging bli en belastning dersom de forventer at appen skal håndtere hele regnskapsflyten. Jeg ser den derfor som et praktisk verktøy for dokumentarbeid og oversikt, ikke som en grunn til å droppe alle andre rutiner.

Det er også lurt å skille mellom funksjonene du trenger daglig og tilpasninger du bare prøver én gang. Logoer, maler og flere dokumentvalg kan gjøre resultatet mer personlig, men hver ekstra innstilling gir også noe å holde orden på. Hvis målet er å sende en tydelig faktura, bør designvalg aldri forsinke utsendingen eller gjøre beløp og vilkår vanskeligere å lese. Jeg ville startet enkelt og bare lagt til tilpasninger som faktisk hjelper kunden med å forstå dokumentet.

Bookipi - Billing Estimate står bak appen, som er gratis å installere og har en gjennomsnittlig vurdering på 4,7 basert på rundt 66 000 vurderinger. Den har over 1 million installasjoner og en aldersmerking på PEGI 3. Appen ble lansert 21. august 2018, og versjon 1.4.73 krever Android 8.0 eller nyere. Det finnes kjøp i appen, med priser fra 105 kroner til 2 449 kroner ved fakturering via Play, så jeg ville sjekket hvilke valg som passer før jeg baserer en fast arbeidsrutine på noe utover gratisbruken.

Når en annen løsning er et bedre valg

Sammenlignet med å lage dokumenter manuelt gir en dedikert fakturaapp en mer samlet måte å holde styr på estimater, fakturaer og betalinger på. Sammenlignet med et større regnskapsprogram er fordelen først og fremst at den kan være enklere å ta i bruk for en liten, mobil arbeidsflyt. Men dersom du trenger omfattende regnskapsføring, samarbeid med flere personer eller en samlet løsning for hele virksomheten, bør du vurdere et system som dekker disse behovene fremfor å forvente at en fakturaapp gjør alt.

Før jeg velger, ville jeg avklart tre ting for min egen virksomhet: om jeg bare trenger å lage og følge opp dokumenter, om de tilgjengelige malene dekker måten jeg fakturerer på, og om eventuelle kjøp er verdt det for hvor ofte jeg bruker appen. Det er også fornuftig å tenke gjennom hvordan fakturaene skal passe inn i bokføringen jeg allerede gjør. Svarene avgjør om appen blir et varig hjelpemiddel eller bare enda et sted å registrere de samme opplysningene.

En praktisk vane, ikke en full økonomiavdeling

Etter å ha brukt Invoice Maker & Estimate App i noen uker, er jeg virkelig imponert over hvor mye den har forenklet faktureringsprosessen for meg. Den er enkel å bruke, fleksibel, og gir meg all informasjonen jeg trenger for å holde styr på økonomien. Hvis du er på jakt etter en pålitelig fakturaapp som ikke krever en doktorgrad for å bruke, kan dette være akkurat det du leter etter.

Så, hvis du vil gjøre faktureringen litt mindre stressende og litt mer digital, kan du sjekke ut appen selv. Det kan være det lille steget som gjør en stor forskjell i hverdagen din.

Min langsiktige vurdering er likevel at den passer best når fakturering er en tilbakevendende, men oversiktlig del av jobben. Den kan fortjene en fast plass på telefonen dersom jeg ofte sender estimater og fakturaer, følger opp betalinger og ønsker å gjøre dette uten å utsette det til senere. Hvis jeg sjelden fakturerer, eller trenger et komplett regnskapssystem, vil verdien være mindre. For den rette typen småbedrift eller frilanser er styrken nettopp at rutinen kan bli enklere uten å måtte gjøre appen til sentrum for hele økonomien.